ボードゲーム会運営TODO
運営でやっていることリスト
三ヶ月前〜一ヶ月前 予約
- 江戸ネットという江戸川区の公共施設が予約できる区のWEBサービスより予約
- 三ヶ月前の20日の12時から予約が出来る、しかし20日の12時はアクセスが集中しているようでサーバーエラーが多く何度かやり直しするハメになる
- 人気の会館の人気の部屋は(特に土曜日)早く埋まってしまう 20日の12時にアラームが鳴るように設定する
〜一ヶ月前まで 告知
- ツイプラでイベントを立てる
- 告知文をコピペ(会場ごとにコピペ文を作っておいてある)
- 日時を変更する。
- 更新したブログが有るなら載せる(最近はしていない)
- カレー会などのイベントの際は会の内容、集合場所、時間を追加する
- イベント告知のツイートをする
- イベント告知のツイートをトップに固定する
一ヶ月前〜当日 再告知
- 定期的にRTする(ツイッターからの参加申請率は低く、ツイプラからの参加申請率が高いので最近頻度が減っている)
- 一ヶ月前、一週間前、3日前、前日、当日は告知ツイートを引用RTしている。
〜当日まで 準備
- 持っていくゲーム、区民館の利用登録書、会費入れケースの用意
- 持っていくゲームは専用のキャリーカートに入れてあるのでほぼそのまま
- 利用登録書と会費入れケースは受付で使うので当日持っていくバッグに入れておく
- 会費入れは当日お菓子を買うのにも使う
- 紙コップが切れていたら100均で補充する
当日 会場まで
- キャリーカート、自分のバック、区民館の利用登録書、会費入れケースを持っていく
- お菓子、飲み物を買う
- 飲み物は消費されない事が多く重いので2Lペットボトル一本を買うに留める
- レシートは会費入れに入れておく
当日 会場費支払い
- 区民館の受付に区民館の利用登録書を提出
- 会場費を払い、領収書をもらう
- ホワイトボードマーカー、チョークなどを借りる
- 会の名前の書かれたネームプレートを受け取る
- 鍵を受け取る
当日 開会準備(人が既に来ていたり、途中できていたりするので手伝ってもらえる)
- 鍵を開ける
- ネームプレートを部屋の入り口に取り付ける
- 机を移動させゲームが出来る卓を作る
- テーブルクロスを敷いてテーブルクロス留めで留める
- ゲーム置き場を作る(テーブルだったのだが最近は卓が足りないので古いテーブルクロスを床に敷いている、ホワイトボードの前は避ける)
- ゲームを並べる(自分のは後回しでも良い)
- その他ゲームに必要なものを置く
- ダイストレー、小物入れ、ゲームチップ
- お菓子飲み物置き場を作り、お菓子、飲み物、紙コップ、紙コップに名前を書くペンを置く
- ゴミ捨て場を作る(スーパーのビニール袋)
- 受付場所を作る
- 名札ケース、ネームスタンド、ペンケース、会費入れ、来たらやることリストを入口付近の卓に用意する
- ホワイトボードに書く事
- 第○○回 葛西ボードゲーム会と書く
- やったゲームを書く欄
- やりたいゲーム 名前を書く欄(予想時間も書く欄があると良いという意見が出た)
- 告知欄 次回のゲーム回予定日時を書く
- この辺面倒くさいし忘れがちなのでマグネットシートに油性マジックで書いてそれを貼るだけにしたい
- 開会準備としてやることを100均かなんかのボードにTODOリストを作って、指示しなくても手伝ってもらえるようにしたい(表面を開会準備TODO、裏面を閉会準備TODOにして持ち物を減らす)
当日 ゲーム会中 受付
- 参加者からお金を貰う
- お金を払った証明として会場の領収書の裏に名前を書いて貰う(そのまま来た人の名簿になる)
- 名札ケースより名札を探す、新規の人は名札を書いて貰う
- ネームスタンドに名札を差して持って行ってもらう
- やりたいゲームを黒板に書いてもらう
- この流れを100均ボードに書き自動化する
当日 ゲーム会中 お菓子と飲み物
- 持ってきたお菓子と飲み物はほっておくと遠慮して誰も消費しない
- なのでお菓子は卓に配る
- 飲み物は声を掛けて勧める。コップに名前を書く様に言う。
当日 ゲーム会中 調整
(満足度に直結する、重要だがだるい、際限が無い、これを解消するWEBサービスが欲しい、作りたい) これ長くなるので気力が有れば別記事にするかもです。
意義
- 初心者の人、初参加で会に馴染めてない人が丁度良いゲーム勧め卓を立てる
- マッチングミスを無くす、地雷を避ける
- やりたくないゲームをやってしまう人を減らす(軽ゲー好きな人に重ゲー)
- やりたいゲームをやりたい人が出来るように調整する
- やりたくない人とゲームをやる率を下げる(例:早回ししたい人と長考プレイヤーなど)
- 終了時間が合わないため卓のメンバーが固定してしまう問題の解消
- マッチングミスした場合それが終わりまで続いてしまう地獄の解消
実際やっていること
- やりたいゲームをホワイトボードに書いてもらう(前提)
- ※4卓で声量が多い人が多かった回は限界を感じたのでここまでで放置で良い気がしてきた
ゲームの予定時間、プレイ人数、内容、種類 等の聞き込み -簡単にプレゼンしてもらうのも手
個人への聞き込み(主に新規
- 好きなゲーム、苦手なゲーム
- 好きなゲームのジャンル、苦手なゲームのジャンル(大喜利、運要素高め、ダイス、トリックテイキング、セットコレクション、アブストラクト、拡大再生産、ドラフト、招待隠匿、オシャレ、お絵かき、同人、新しい、古い、重ゲー、軽ゲー) 事前に過去ツイートを参照したりもするが、その場で聞く精度には落ちる。事前にアンケート取ればいいのかな? これを解消するサービスが欲しいボドゲーマー対応してくれないかな? もしくは既存のサービスの組み合わせで解消できないですかね? 無ければ作る。 もしくは廃止。
聞き込みを元にゲームの提案、もしくは周囲に伝えゲームを提案して貰う。
終了時間を聞き他の卓にも状況を伝え異なるゲームの終了時間を合わせる様に意識付ける
- 終了時間を合わせられるようなゲームを挟む
当日 閉会準備 会場
- 閉会準備をしようという声かけをし手伝ってもらう
- ゲームをしまう
- その他ゲームに必要なものをしまう
- ダイストレー、小物入れ、ゲームチップ
- 受付周りを片付ける
- 名札ケース、ネームスタンド、ペンケース、会費入れ、来たらやることリスト
- テーブルクロス留めをケースにしまう
- テーブルクロスを畳み収納する
- 机、椅子を元の位置に移動する(室内に初期配置図がある)
- お菓子、飲み物を配るor仕舞う
- ゴミ袋を縛り持って帰る
- ホワイトボードの写真を撮る
- ホワイトボードを綺麗にする
- ホワイトボードマーカー等を取り外し持っていく
- 忘れ物がないか確かめる
- 冷房、空調をOFFにする(空調はそのままで良い場合も多い)
- 電気を消す
- 鍵を締める
- ネームプレートを外す
当日 閉会準備 鍵を返す
- 受付に鍵、会のネームプレート、ホワイトボードマーカーを返す
- 受付に参加人数を伝える
当日 閉会
- 外に出て閉会の挨拶
当日 二次会
- 二次会にいきたい人の確認
- 二次会会場の予約
- 締めの時間に
後日
- 雰囲気を伝える為、会の写真をツイッターに上げる
- 他の人が上げた会のツイートをRT
- ブログを書いて会の雰囲気を伝える(やらない
- 必要な物、会を良くするものを買う